Анализ ситуации организации

Анализ ситуации организации

Современный мир бизнеса предъявляет повышенные требования к своевременности и четкости анализа ситуаций и принятия обоснованных решений.

Анализ ситуации организации

На сегодня оперативность планирования, координации и непосредственно выполнения работы — едва ли не главным залогом успеха. Компьютеризация управленческой деятельности обеспечивает эффективное хранение данных, управление ими, генерацию отчетов, прогнозирования, позволяет выделять информацию о связи, характеризующие плановые периоды, замещать бумажный документооборот электронным. Информационная система деятельности организация уже стала неотъемлемой частью любой компании.

Информационной системой управления основном поддерживаются операции передачи данных между работниками. Типовые операции можно классифицировать в зависимости от среды, в которой они осуществляются как внутренние и внешние. К внутренним операций, выполняемых на предприятии можно отнести: консультативные, конференционные , переадресации, повелительно-отчетные. Внешние операции непосредственно касаются окружения предприятия и имеют очень широкий характер.

В частности, для оператора телекоммуникационных услуг » Голден Телеком » типична операция подключения нового абонента. Аккаунт-менеджер находит лицо, стремится подключиться к одной из услуг,   вручную вносит данные клиента в картотеку, также он фиксирует услуги, которые интересуют клиента, а затем передает эти данные в отдел внедрения и поддержки услуг, где аккаунт-менеджеру дают ответ — сколько времени займет подключение к указанным услугам. Эту информацию аккаунт-менеджер передает клиенту. Этот процесс оформления нового клиента может продолжаться до 5:00. При использовании же рационально информационной системе аккаунт-менеджер в считанные минуты заносит всю важную информацию о клиенте, электронным сообщением подает запрос в соответствующий отдел и тем же путем получает ответ, который сообщает лицу-заказчику. А техническая дирекция благодаря программе оптимизации приступает к выполнению подключения. Таким образом эта операция длится около 1:00, что достигается сокращением времени необходимого на ожидание ответа.

Для повышения эффективности работы сотрудников компании «Голден Телеком» была разработка информационная система под названием DMS — Data Management System. Эта информационная система чрезвычайно полезна, всеобъемлющая и, что чрезвычайно важно, гибкая, с возможностью разработки и випроваджування новых компонентов. DMS решает широкий круг проблем, которые можно разделить на следующие группы: анализ и управление эффективностью работы; учет и управление оперативной деятельностью; регламентированный учет и отчетность.

Благодаря этой системе выполнения каждой операции занимает значительно меньше времени. Что, в свою очередь, позволяет делать каждому работнику в том числе и компании в целом намного больше операций за определенный период времени, тем самым увеличивая собственную эффективность, а следовательно, и прибыльность.

Функция / типовая операция Содержание функции / типовой операции Трудоемкость процесса при
«Традиционных» технологиях «Рациональных» технологиях
1. Консультация Предоставление информации одним работником другому, необходимой для выполнения поставленных задач 10 минут 6 минут
2. Конференция Обмен мнениями большого количества работников с целью решения четко поставленной проблемы 120 минут 70-80 минут
3. Переадресация Передачи задания от оператора звонкового центра в компетентный отдела 30 минут 4 минуты
4. Издание приказа Распоряжение руководителя о деятельности своих подчиненных 15 минут 7 минут
5. Отчет Предоставление документа о выполнении задания от подчиненного к руководителю 20 минут 5 минут
6. Оформление подключения Регистрация в базе данных, подачи заявления на подключение в техническую дирекцию и предоставление клиенту информации о сроках подключения 5:00

1:00

Информационная система является основой деятельности организации, она предоставляет руководителям всю своевременную, точную и исчерпывающую информацию, необходимую для принятия управленческих решений, автоматизирует деятельность менеджеров по поиску и обслуживания абонентов, оптимизирует деятельность технического отдела по проведению монтажных,  ремонтных работ, обеспечивает ведение финансового и налогового учета, поддерживает функцию автоматической генерации счетов абонентам, содержит в себе всю базу данных необходимых для работы, каждому работнику. Система является надежной,  высокопроизводительной. Она сокращает время выполнения типовых операций на от 33% до 85%, что является одним из важных факторов успеха компании в сегодняшних условиях высокой конкуренции.